Konsultacje społeczne, w celu osiągnięcia najbardziej satysfakcjonujących efektów powinny dzielić się na kilka faz. Ich rozpoczęcie to etap diagnozy – zbadanie wszelkich dotychczasowych aktywności, podejmowanych w ramach tematu będącego przedmiotem konsultacji. Pierwszy etap winien obejmować udzielenie odpowiedzi na pytania: czy ktoś wcześniej zajmował się danym tematem? czy były podejmowane jakieś działania w danym obszarze, a jeżeli tak, to jakie były ich rezultaty? kto dysponuje wiedzą w zakresie tematu konsultacji, do kogo można się zwrócić jako do eksperta? kogo należy zapytać o zdanie i jak trafić do tych osób? jakie metody zbierania opinii sprawdzą się, biorąc pod uwagę temat konsultacji oraz grupę docelową, na której opinii zależy nam najbardziej?
Drugi etap to zasięganie opinii, czyli czas, kiedy uczestnicy konsultacji mogą zgłaszać swoje uwagi, sugestie, dzielić się refleksjami oraz proponować własne rozwiązania. Zainteresowani powinni jasno komunikować potencjalne zastrzeżenia i dążyć do ich wyeliminowania.
Trzecia część konsultacji związana jest z przekazywaniem informacji zwrotnej o wynikach dyskusji. Stanowi podsumowanie dotychczasowych działań uczestników – przebiegu spotkania, zgłaszanych uwag i wątpliwości, a także proponowanych rozwiązań. Może być kolportowana w formie raportu, zawierającego najważniejsze dane z przebiegu konsultacji. W podsumowaniu powinna się także znaleźć informacja o stanowisku, jakie względem zgłoszonych uwag zajął organ przeprowadzający konkretne konsultacje.
Czwarty etap to ewaluacja procesu konsultacji, będąca ich zwieńczeniem. Jest to czas na podsumowanie całego procesu, stanowiący także możliwość wyciągnięcia wniosków przydatnych do planowania przyszłych działań.
Podsumowując: dobre konsultacje społeczne powinny umożliwić uczestnikom wypowiedzenie się na temat, będący przedmiotem dyskusji oraz zapewnić zebranym prawo do wysłuchania. Ponadto, wnioski wyciągnięte podczas obrad nie mogą pozostać bez żadnej odpowiedzi – mają być nie tylko teoretycznymi rozważaniami – lecz realnie kształtować i wpływać na rzeczywistość społeczno-prawną. Uczestnicy powinni otrzymać jasne komunikaty dotyczące wyników konsultacji, by uzyskać przekonanie, że ich głos jest ważny i zostanie wykorzystany.
